干货丨如何防控公益项目执行过程中的物资采购风险

love苦瓜 发表于 2018-11-18 04:25:15 | 打印



公益项目执行过程中,采购内容主要有工程建设采购、货物采购、服务采购、其它采购等。其中,在紧急救援状态下,经常发生的是物资采购。

物资采购内容比较庞杂,包括采购计划制订、采购审批、供应商选择、价格咨询、采购招标、合同签订与执行、货物验收、核算、付款等诸多环节。各个环节存在各种各样的风险,每一个环节留下的风险漏洞对于公益机构可能都是致命的。

今天小编就和大家聊聊如何防控公益项目执行过程中的物资采购风险。



1物资采购风险类型



物资采购风险可分为业务风险和管理风险。

(1)业务风险

就项目执行而言,主要的业务风险有:采购计划风险、采购价格风险、合同风险、质量风险、数量风险、违约风险等。

(2)管理风险

管理风险主要有:责任风险、制度风险、腐败风险等。



2防控物资采购风险方法



(1)风险识别和评估

   ① 风险识别

公益机构中的每个成员都是内部控制人员,作为一个负责任的人员来讲,需分析并明确风险易发点,明确业务风险还是管理风险。

业务风险方面,在制定采购计划时,要分析采购什么、如何采购、采购多少、何时采购、采购物品的使用方向(援助谁、援助地在何方)等;


市场行情有无剧烈波动;自然灾害是否发生,是否会对运输交通等产生影响;选择供应商时,需考察供应商的供货能力及履约能力、口碑(市场影响力)等;验货专业能力、库存能力等。

签订合同时,关注合同条款指定的是否清晰规范。例如数量、规格、交货时间、交货地点、违约责任等。



管理风险方面,则应绘制清晰的管理流程图,对每一环节、每一个步骤详细分析,将责任到人,识别风险点,“不相容岗位相分离”、“层层稽核”等,取长补短。



②风险评估

风险评估就是对识别出的风险分析其影响程度,包括风险估计和风险评价。在结合上述的业务风险、管理风险明细项之后,用国内外比较权威的识别标准对风险项进行评分,确定风险等级,并对风险威胁程度较高、危害性较大、规避难度较大的定位“典型性”采购风险,进行重点关注及专题分析。进而做出进一步的防范管理措施。

可组织有关专家、高层管理者、相关项目人员进行风险因素的评估,关注其对机构的经济、公信力等方面的影响程度,划分风险的严重性。

(2)建立和完善项目采购管理制度

从制度上规范采购流程,加强对招标程序、合同签署的监督。

检查物资采购招标是否按照规范的程序进行;对供应商进行调查,每年对供应商进行评定;对合同条款进行专业检查等。



(3)建立完善机构内控制度

首先,要加强对采购人员的培训和教育。制度确立并不断更新完善,在明确岗位分工后,及时进行采购人员的职业素养教育和培训,通过不定期的岗位及技能培训,掌握制度要求,提高工作能力,降低舞弊概率。

其次,内审、财务部门对物资采购进行全过程、全方位监督。从采购计划的制定、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款、发放使用、用后效果跟踪等所有环节进行监督,重点对招标过程、签约、质量验收等格外关注,实现“决策科学、操作公开、过程受控、有迹可查”等目标。


再次,建立信息管理体制。公益组织关于物资的信息管理,主要是建立重要物资的供应商信息数据库、物资品类的数据库以及物资收支过程管理系统,以便于物资采购以及品类满足需求并能实现追踪及时管理。



最后,建立评估考核及责任追究制度。风险评估包括风险识别、评估、控制全过程,是个系统工程;考核是全方位的考核,结合组织的人力资源管理,目的是避免管理偏差尤其是采购及审批环节的疏漏。责任追究是为了奖优罚劣,防微杜渐。




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